1) Yleistä
Selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistö Aitta LKV hallinnoimissa asiakassuhteissa. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Kiinteistö Aitta LKV asiakasrekisteristä
Tämä seloste koskee vain Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille em. toimijat luovuttavat henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä.
Kiinteistö Aitta LKV: llä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.
Näitä Kolmansia tahoja ovat muun muassa www.etuovi.com palvelut
2) Miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistöaitassa ja sen markkinointinimeä käyttävien toiminnassa
Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikeyrityksen asiakkailla on oma yksilöity asiakassuhde kuhunkin Aluehallintoviraston rekisteröimään yritykseen, joilla on päävastuu asiakastietojen käsittelystä.
Koska Kiinteistö Aitta LKV Oy tarjoaa yhteisiä välitystoiminnan järjestelmä- ja rekisteripalveluja kolmannen tahon toimesta, niin asiakasrekisterit ovat osin yhteisiä.
Yksittäisiä toimeksiantoja (esim. asunnon myyntitoimeksianto) koskevien asiakastietojen osalta Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliikeyritys on myös itsenäinen rekisterinpitäjiä suoraan lain nojalla lain vaatimien vähimmäistietojen osalta. Teknisesti näitä asiakastietoja säilytetään yhteisissä tietojärjestelmissä, joista vastaavat alan toimintoja tuottavat toimijat korkeatasoisen tietoturvan varmistamiseksi (kuten Alma Media, Etuovi.com, Oikotie.fi).
Edellä mainittujen käytäntöjen lisäksi Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävä yritys on aina velvollinen noudattamaan niitä koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä, kuten
Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000); Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000); Valtioneuvoston asetus asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001); Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).
3) Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Kiinteistö Aitta LKV (y-tunnus: 1016179-9
Näätämöntie 10 Oulu
asunnot@kiinteistoaitta.fi p. 040 588 2055
4) Rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot
Vesa Hintsala Kiinteistö Aitta LKV
Näätämöntie 10, 90900 Oulu
P. 040 588 2055
vesa.hintsala@kiinteistoaitta.fi
5) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Välitysliike käsittelee henkilötietoja yksittäisten toimeksiantojen (kuten asunnon myyntitoimeksianto) hoitamista varten. Teknisesti tiedot sijaitsevat Alma Median Ovi Pro-järjestelmän tietojärjestelmissä.
Muiden asiakastietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Kiinteistöaitta välitysliike itsenäisesti, kuten myös käsittelee ja vastaa itsenäisesti henkilötietojen asiakkuuden ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseksi ja hallinnoinnimiseksi, kehittämiseksi ja analysoimiseksi esimerkiksi asiakasviestintään liittyen.
Henkilötietoja käsitellään Kiinteistöaitan markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen.
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän
- Sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan esimerkiksi myyjän tai vuokranantajan kanssa;
- Toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen- esimerkiksi ostajan tai vuokralaisen kanssa
- Sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.
Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.
Henkilötietoja voidaan käsitellä Kiinteistö Aitan markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen markkinointiin, mukaan lukien mielipide- ja markkinatutkimukset. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.
6) Käsittelyn oikeusperusteet
Kiinteistö Aitta markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen käsittelyperuste on velvoittava lainsäädäntö. Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike käyttää tietoja jotka koskevat toimeksiannon hoitamiseen liittyvät välttämättömät toimenpiteet, kuten asuntonäyttöjen järjestäminen
Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen on kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (2000/1075) nojalla velvollinen pitämään vastaanotetuista toimeksiannoista päiväkirjaa, joka on yhteisesti hallinnoitu Kiinteistö Aitta LKV: n toimesta kolmannen tahon ylläpitämänä (Alma Media OVI-PRO-järjestelmä sekä PDX järjestelmä). Lisäksi ko. lain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliike käsittelee henkilötietoja kyseisen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi ja vastaa aineistojen säilyttämisestä lain edellyttämällä tavalla ja niiden tuhoamisesta ajan päätyttyä.
Kiinteistöaitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen on niin ikään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukaan ilmoitusvelvollinen ja siten ko. lainsäädännön mukaisesti velvoitettu tuntemaan asiakkaansa. Alla tarkemmin kuvatuin osin Kiinteistöaitta LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee henkilötietoja rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Kiinteistö Aittau LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee henkilötietoja esimerkiksi suostumuksen tai ns. oikeutetun edun perusteella.
7) Henkilötietoryhmät ja muut kerättävät tiedot
Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysyritys käsittelee toiminnassaan ns. toimeksiantopäiväkirjaan sisältyviä tietoja seuraavassa laajuudessa:
Perustiedot, kuten: etu- ja sukunimet, yhteystiedot (kuten postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet), henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, kansalaisuus, kieli, yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot.
Rekisteröidyn Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen saamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten:
Toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika, Toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä Välityspalkkiota koskevat ehdot.
Välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto kohteen vapautumisesta), toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot,
Toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot),
Toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot, asuntomyymälöiden asiakasvaroja koskevat tiedot, rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta. Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
Muut asiakkuuteen perustuvat tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen sähköisten palveluiden asiointitiedot, kerää kyseistä markkinointinimeä käyttävä välitysliike itsenäisesti vastaten niiden tietoturvasta ja lain mukaisesta käytöstä
8) Miten henkilötiedot kerätään ja miten tietojen ajantasaisuus varmistetaan
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään kun rekisteröity käyttää Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen palveluita, jolloin henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Kiinteistöaitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä
9) Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen käsittelemiä henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Mikäli välitettävänä oleva kohde koskee arava- tai korkotukiasuntoa, rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan asunnon sijaintikunnalle.
Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen keräämät henkilötiedot ovat kyseistä markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen nimenomaisessa käytössä ja yritys voi niitä harkitusti jakaa yrityksen ja asiakkaan yhteisen edun johdosta
Kiinteistö Aitta LKV Oy markkinointinimeä käyttävä välitysliike voi käyttää toiminnassaan myös muita palveluntarjoajia kuten henkilötietojen käsittelijät- ja siirtää henkilötietoja näille tahoille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka ovat liiketoiminnan suorittamiseksi tarpeellisia. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät voivat liittyä esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin. Voit pyytää lisätietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön.
Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.
10) Henkilötietojen säilytysajat
Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Kiinteistö Aitta LKV määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi verkkopalveluiden käytön ja yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa.
11) Rekisterin suojaus
Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.
12) Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
Jos Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, niin niistä voidaan periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, niin tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.
Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt ovat osoitettava yllä kohdassa 4 mainitulle yhteyshenkilölle tai Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen vastaavalle hoitajalle jonka vastuulla tietojen säilytys on.
13) Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus.
14) Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset täältä: www.tietosuoja.fi.
15) Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset
Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Kiinteistöaitta LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Kiinteistö Aitta LKV markkinointinimeä käyttävälle välitysliikkeelle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja, rekisteröidylle ei välttämättä voida tarjota rekisteröidyn haluamaa palvelua.
Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin. Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, niin tämä saattaa myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.